彩の国オープンファクトリー個人情報取扱規定

第１条　（目的）

本規程は、表記行事における個人情報の取扱いを定めることにより、個人情報の保護と適正な利用を図ることを目的とする。

第２条　（定義）

本規程において、各用語の定義は次の通りとする。

（1）個人情報

氏名、性別、生年月日、職種、肩書き等の「個人に関する情報」であり、特定の個人を識別することができるものをいう。法人などの団体に関する情報は含まれない。

（2）個人データ

個人情報を利用目的に沿って体系的に整理し保存した情報の集合体をいう。

（3）本人

個人情報によって識別される特定の個人をいう。

（4）参加申込者

表記行事への参加を希望し、必要な情報を提供した個人、または複数の個人をいう。

第３条　（利用目的）

表記行事において、個人情報を以下の目的で利用する。

（1）参加申込者に、希望に沿った訪問先企業を提案し、訪問先企業を確定するため。

（2）訪問先企業が参加申込者を確認し、事前準備、当日の対応、事後の対応をするため。

（3）緊急事態が起きたときに、参加申込者に連絡をするため。

（4）アンケートの取得及び結果分析のため。

（5）実施報告書に掲載するコメントや写真の掲載許可を得るため。

（6）その他、行事に関する情報提供、不明点の確認など、実施に必要な連絡をするため。

本人の同意を得ずに、利用目的の範囲を超えて取扱うことはできない。利用目的の範囲内か否か不明な場合は、個人情報保護管理者に判断を求める。

ただし、次に掲げる場合は上記の限りではない。

（1）法令に基づく場合。

（2）人の生命、身体又は財産の保護が必要な場合であって、本人の同意を速やかに得ることが困難であるとき。

（3）国の機関または地方公共団体が法令の定める業務を遂行することに協力する場合であって、本人に通知することが当該業務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

第４条　（管理体制）

行事を推進する役職者の中から、個人情報保護管理者を選任する。

個人情報保護管理者は、個人情報を保護するための施策を統括し、個人データが取扱われる際に必要かつ適切な監督を行う。

個人データの取扱いを組織の外部に委託する場合は、委託した個人データの管理が図られるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行う。

第５条　（取得）

個人情報は、状況からみて利用目的が明らかな場合を除き、予め目的を明示し、目的の達成に必要な限度において、適法、かつ公正な手段で取得しなければならない。

本人以外の第三者から個人情報を取得する場合は、当該第三者が適法、適正に取得したものでなければならない。

第６条　（運用）

個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。

個人情報保護管理者は、個人データの種類・内容・保管場所等を定期的に把握しなければならない。

個人データの漏洩、紛失または毀損防止のために、以下の措置を講じる。

（1）個人データを含むファイルは、本人の掲載許可を得た報告書等を除き、パスワードを施して保存する。

（2）個人データを含むファイルをメール送信またはサーバー等で共有する場合、適切な範囲を超えないよう努める。

（3）利用目的の達成に必要な保存期間を経過した後は、遅滞なく消去するよう努める。

第７条　（開示）

個人データの開示は、本人確認書類を添付した開示請求書を受領した場合、当該本人分の保有個人データのみ応じる。

第８条　（訂正）

個人データの訂正、追加または削除は、本人確認書類を添付した訂正等請求書を受領した場合、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき保有個人データの訂正等に応じる。

第９条　（苦情）

個人情報の取扱いに関する苦情は、事務局が窓口として担当し、個人情報保護管理者に内容を報告する。必要に応じて個人情報保護管理者が苦情に対応する。

 

2020年6月1日　初版発行